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Perché le tue email finiscono nello spam
Hai mandato un preventivo importante e il cliente ti dice che non l’ha mai ricevuto. Lo trovate nello spam, o non è arrivato affatto. Non è sfortuna: è che i sistemi di posta — Gmail, Outlook, tutti — sono diventati severissimi nel filtrare, e per farlo controllano se chi invia è davvero autorizzato a farlo. Se il tuo dominio non ha configurato i tre protocolli che lo dimostrano, le tue email partono già in svantaggio. La cosa paradossale è che spesso il problema non sta nel contenuto della mail, ma in tre righe di configurazione che nessuno ha mai messo a posto.
| Protocollo | A cosa serve | Come funziona | Se manca |
|---|---|---|---|
| SPF | Dice quali server possono inviare a nome tuo | Un elenco pubblico di server autorizzati: se chi spedisce non è in lista, la mail è sospetta | Chiunque può spacciarsi per te — e succede più spesso di quanto pensi |
| DKIM | Prova che la mail viene davvero da te e non è stata alterata | Una firma crittografica su ogni mail in uscita, verificabile dal destinatario | Nessuna prova d'integrità: la mail può essere modificata lungo il percorso |
| DMARC | Dice al destinatario cosa fare quando SPF o DKIM falliscono | Una politica: ignorare, mettere in quarantena o rifiutare. E ti manda i report | Nessuna regola e nessuna visibilità su chi usa il tuo dominio |
SPF: chi può scrivere a nome tuo
SPF è un elenco pubblico che dice quali server sono autorizzati a inviare email con il tuo dominio. Quando arriva una mail da info@tuaazienda.it, il destinatario controlla quell’elenco: se il server che l’ha spedita non c’è, la mail diventa sospetta. Serve per bloccare chi si spaccia per te — e succede più spesso di quanto immagini, perché falsificare il mittente di una mail è banalmente facile. La configurazione è una singola riga nei DNS del dominio, ma va aggiornata ogni volta che aggiungi un servizio che invia mail per te: il gestionale, la newsletter, il modulo del sito.
Le tue email finiscono nello spam?
Controlliamo la configurazione del tuo dominio e sistemiamo quello che manca.
Parliamo del tuo casoDKIM: la firma che nessuno può falsificare
DKIM aggiunge a ogni mail in uscita una firma crittografica. Il destinatario la verifica e sa due cose: che la mail viene davvero dal tuo dominio, e che nessuno l’ha modificata lungo il percorso. È una prova molto più forte di SPF, perché non dipende dal server che ha spedito ma da una chiave che solo tu possiedi. Attivarlo di solito è semplice — i principali provider di posta lo generano con un clic — ma va poi pubblicato correttamente nei DNS. Se salti questo passaggio, hai metà della protezione e i filtri antispam se ne accorgono.
DMARC: la regola che tiene insieme tutto
DMARC è la politica che dice al destinatario cosa fare quando SPF o DKIM falliscono: ignorare, mettere in quarantena, o rifiutare. Ed è anche il protocollo che ti manda i report su chi sta usando il tuo dominio. Qui serve prudenza: passare subito alla regola più severa (reject) senza aver verificato che tutti i tuoi servizi legittimi siano configurati bene significa bloccare le tue stesse email. Il percorso corretto è graduale: si parte in osservazione, si leggono i report, si sistema quello che non è allineato, e solo alla fine si stringe la regola. Un dominio può avere una sola politica DMARC: se ne esiste già una, va modificata, non aggiunta.
Cosa fare, in ordine
Primo: verifica cosa hai già, perché spesso qualcosa c’è ma è incompleto. Secondo: metti in fila tutti i servizi che inviano mail per te — posta aziendale, sito, newsletter, gestionale, fatturazione — perché ognuno va autorizzato. Terzo: configura SPF e DKIM per tutti, uno alla volta. Quarto: attiva DMARC in modalità osservazione e leggi i report per qualche settimana. Solo quando i report sono puliti, alza la severità. È un lavoro di poche ore che salva mesi di preventivi finiti nel nulla, e riduce drasticamente il rischio che qualcuno si spacci per la tua azienda. Se hai bisogno, ce ne occupiamo con la manutenzione.