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Warum deine E-Mails im Spam landen
Du hast ein wichtiges Angebot verschickt und der Kunde sagt dir, er habe es nie erhalten. Ihr findet es im Spam, oder es ist gar nicht angekommen. Das ist kein Pech: Die Mailsysteme — Gmail, Outlook, alle — sind beim Filtern extrem streng geworden, und dazu prüfen sie, ob der Absender wirklich dazu berechtigt ist. Wenn deine Domain die drei Protokolle nicht konfiguriert hat, die das belegen, starten deine E-Mails bereits im Nachteil. Das Paradoxe ist, dass das Problem oft nicht im Inhalt der Mail liegt, sondern in drei Konfigurationszeilen, die nie jemand richtig eingerichtet hat.
| Protokoll | Wofür es da ist | Wie es funktioniert | Wenn es fehlt |
|---|---|---|---|
| SPF | Legt fest, welche Server in Ihrem Namen senden dürfen | Eine öffentliche Liste autorisierter Server: Fehlt der Absender darin, gilt die Mail als verdächtig | Jeder kann sich als Sie ausgeben — und das passiert häufiger, als man denkt |
| DKIM | Beweist, dass die Mail wirklich von Ihnen stammt und unverändert ist | Eine kryptografische Signatur auf jeder ausgehenden Mail, vom Empfänger prüfbar | Kein Integritätsnachweis: Die Mail kann unterwegs verändert werden |
| DMARC | Sagt dem Empfänger, was zu tun ist, wenn SPF oder DKIM scheitern | Eine Richtlinie: ignorieren, in Quarantäne stellen oder ablehnen. Dazu Berichte | Keine Regel und keine Sicht darauf, wer Ihre Domain nutzt |
SPF: wer in deinem Namen schreiben darf
SPF ist eine öffentliche Liste, die angibt, welche Server berechtigt sind, E-Mails mit deiner Domain zu versenden. Wenn eine Mail von info@deinunternehmen.de eintrifft, prüft der Empfänger diese Liste: Steht der versendende Server nicht darauf, wird die Mail verdächtig. Sie dient dazu, jene zu blockieren, die sich für dich ausgeben — und das passiert häufiger, als man denkt, denn den Absender einer Mail zu fälschen ist trivial einfach. Die Konfiguration ist eine einzige Zeile im DNS der Domain, muss aber jedes Mal aktualisiert werden, wenn du einen Dienst hinzufügst, der in deinem Namen Mails versendet: das ERP, den Newsletter, das Formular der Website.
Landen deine E-Mails im Spam?
Wir prüfen die Konfiguration deiner Domain und beheben, was fehlt.
Sprechen wir über deinen FallDKIM: die Signatur, die niemand fälschen kann
DKIM fügt jeder ausgehenden Mail eine kryptografische Signatur hinzu. Der Empfänger prüft sie und weiß zwei Dinge: dass die Mail wirklich von deiner Domain kommt und dass niemand sie unterwegs verändert hat. Das ist ein weit stärkerer Beleg als SPF, denn er hängt nicht vom versendenden Server ab, sondern von einem Schlüssel, den nur du besitzt. Die Aktivierung ist meist unkompliziert — die wichtigsten Mailanbieter erzeugen ihn mit einem Klick — aber er muss dann korrekt im DNS veröffentlicht werden. Überspringst du diesen Schritt, hast du den halben Schutz, und die Spamfilter merken es.
DMARC: die Regel, die alles zusammenhält
DMARC ist die Richtlinie, die dem Empfänger sagt, was zu tun ist, wenn SPF oder DKIM fehlschlagen: ignorieren, in Quarantäne stellen oder ablehnen. Und es ist auch das Protokoll, das dir Berichte darüber schickt, wer deine Domain nutzt. Hier ist Vorsicht geboten: Sofort zur strengsten Regel (reject) zu wechseln, ohne geprüft zu haben, dass alle deine legitimen Dienste richtig konfiguriert sind, bedeutet, deine eigenen E-Mails zu blockieren. Der richtige Weg ist schrittweise: Man startet im Beobachtungsmodus, liest die Berichte, korrigiert, was nicht stimmt, und zieht die Regel erst am Ende an. Eine Domain kann nur eine einzige DMARC-Richtlinie haben: Existiert bereits eine, muss sie geändert und nicht hinzugefügt werden.
Was zu tun ist, der Reihe nach
Erstens: Prüfe, was du bereits hast, denn oft ist etwas da, aber unvollständig. Zweitens: Stelle alle Dienste zusammen, die in deinem Namen Mails versenden — Geschäftspost, Website, Newsletter, ERP, Rechnungsstellung — denn jeder muss autorisiert werden. Drittens: Konfiguriere SPF und DKIM für alle, einen nach dem anderen. Viertens: Aktiviere DMARC im Beobachtungsmodus und lies die Berichte einige Wochen lang. Erst wenn die Berichte sauber sind, erhöhe die Strenge. Es ist eine Arbeit von wenigen Stunden, die Monate an im Nichts verschwundenen Angeboten erspart und das Risiko drastisch senkt, dass sich jemand für dein Unternehmen ausgibt. Wenn du Bedarf hast, kümmern wir uns im Rahmen der Wartung darum.